BAB VI MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

BAB VI
MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI


• Pengertian

Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dan disajikan sedemikian rupa,sehingga dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan seperti pengambilan keputusan.
Pengolahan serta pengendalian data,meliputi kegiatan-kegiatan seperti: pembacaan,penulisan,penghitungan,penyortiran,pemasukkan ke dalam ormulir-formulir dan sebagainya.

• Tujuan pengumpulan informasi

Terdapat dua alasan pokok dalam pengumpulan informasi yang dibutuhkan,yaitu:
a. Meningkatkan disiplin
Informasi yang diterima oleh seseorang merupakan factor dasar yang menentukan tentang apa saja yang harus dikerjakan sedangkan informasi yang diberikan seseorang kepada orang lain merupakan suatu laporan tentang hasil yang telah dicapai.dan merupakan tanggung jawabnya.
b. Memberikan dasar bagi pengambilan keputusan
Salah satu tugas dari seorang manajer adalah mencapai tujuan yang telah ditetapkan.berhasil aau tidaknya mencapai tujuan tersebut sangat ditentukan oleh tepatnya keputusan serta tepatnya waktu dalam pengambilan keputusan.agar keputusan yang diambil tepat,maka informasi yang dibutuhkan harus lengkap,teliti dan tersedia tepat pada waktunya.kurang lengkap serta kurang telitinya dalam menggunakan informasi untuk mengambil keputusan dapat menimbulkan kesulitan.

• Penggolongan informasi.

Agar informasi yang digunakan dapat sesuai dengan masalah yang dihadapinya,maka perlu diadakan penggolongan informasi ke dalam beberapa kelompok yang sangat membantu manajemen .penggolongan tersebut membagi informasi menjadi kima golongan yaitu :
a. Informasi internal dan eksternal.
Penggolongan informasi ke dalam internal ( informasi berasal dari dalam) dan eksternal (informasi berasal dari luar)ini didasarkan pada sumber informasi tersebut.
b. Informasi yang diulang dan yang tidak diulang
Disini penggolongan informasi didasarkan pada jarak/interval waktunya.informasi yang mempunyai interval waktu kurang dari satu tahun dikategorikan sebagai informasi yang diulang,sedangkan lainnya dikategorikan sebagai informasi yang tidak diulang.
c. Informasi keharusan dan operasional
Informasi keharusan merupakan informasi yang diminta sebagai prasyarat oleh pemerintah atau lembaga-lembaga lain diluar perusahaan.berbeda dengan informasi keharusan,informasi operasional ini lebih banyak dibutuhkan oleh para manager dalam perusahaan.mereka membutuhkan informasi tersebut untuk keperluan perencanaan.
d. Informasi aktif dan pasif
Informasi aktif adalah informasi yang diberitahukan kepada seseorang bahwa ia (si penerima)harus melakukan sesuatu.sedangkan informasi pasif hanya bersifat sebagai pemberitahuan saja.
e. Informasi yang sudah terjadi dan akan terjadi.
Informasi yang sudah terjadi merupakan informasi yang penggunaannya dilakukan pada waktu lampau,sedangkan informasi yang baru akan digunakan untuk waktu mendatang.

• Sifat-sifat informasi

Sifat informasi sangat mempengaruhi penggunaannya dan dapat membantu di dalam manajemen.adapun sifat daripada informasi itu antara lain :
a. Membantu dalam pencapaian tujuan
b. Memberikan pelayanan kepada yang lain
c. Tersebar ke seluruh bagian perusahaan
d. Memberikan kontribusi secara tidak langsung kepada laba perusahaan
• Fungsi – fungsi manajemen kantor

Manajemen kantor disebut juga manajemen informasi atau manajemen administrasi merupakan penerapan fungsi-fungsi untuk sepuluh kegiatan pokok yaitu : penciptaan,pengumpulan,pengolahan,pengarsippan,pencarian,penyebaran,penghancuran informasi dll.fungsi-fungsi manajemen kantor meliputi :
a. Pencanaan
Tanpa perencanaan,pelaksanaan suatu pekerjaan hanya akan membuang-buang waktu,material serta tenaga.untuk menghindari hal-hal semacam itu,kepala kantor harus menjawan beberapa pertanyaan tersebut yaitu:apa yang harus dikerjakan , bagaimana,berapa lama,dimana ,siapa,dan mengapa?.
Kepala kantor yang telah membuat perencanaan suatu pekerjaan akan dapat menghindari kesulitan-kesultan yang ada,juga dapat melaksanakan kegiataannya secara efektif.
b. Pengorganisasian dan pengkoordinasian
Organisasi kantor adalah mengetahui berapa jumlah kegiatan kantor yang dapat dan harus dipusatkan dibawah pengawasan langsung dari kepala kantor.
c. Pengawasan
Tiga alat pokok yang dapat digunakan oleh kepala kantor untuk mengadakan pengawasan atas biaya-biaya dalam hubungan dengan pekerjaan kantor adalah :
 Standard biaya tindakan untuk mengadakan pengawasan biaya dalam kegiatan-kegiatan kantor tergantung pada tiga factor berikut :
o Biaya standard (standard cost)
o Biaya sesungguhnya (actual cost)
o Pembanding antara biaya standard dengan biaya sesungguhnya.
 Proyeksi beban kerja membagi pekerjaan menurut batas-batas jam kerja standard per minggu
 Penyusunan anggaran proyeksi beban kerja ini dapat dipakai sebagai dasar salam penyusunan anggaran pengeluaran untuk administrasi
Dari masalah-masalah yang telah dibicarakan dimuka dapat diambil kesimpulan bahwa definisi manajemen informasi/manajemen kantor adalah : merencanakan,mengorganisir,mengkoordinir dan mengawasi kerja informasi agar dapat digunakan sebagai sarana dalam mencapai tujuan.

• Tujuan informasi

ada beberapa tujuan daripada informasi,antara lain :
a. Pelayanan / servis
Pelayanan merupakan salah satu tujuan yang penting dari informasi dalam kerjanya,informasi dapat memberikan bantuan kepada orang lain agar dapat menyelesaikan tugasnya dengan efektif.
b. Tanggung jawab social
Yang lebih menekankan pada masalah penyesuaian dengan kondisi lingkungan,untuk memcapai target yang telah ditetapkan.
c. Laba
Pada laba biaya-biaya perlu ditekankan agar laba yang dicapai meningkat.

• Aktifitas manajemen informasi

Aktivitas-aktivitas yang ada dalam manajemen informasi antara lain :
a. Menetapkan informasi
Mereka harus dapat :
• Menciptakan system , prosedur serta metode yang baik
• Menerapkan penyederhanaan kerja pada pekerjaan kantor
• Mendisain format daripada laporan , dan surat yang akan dipakai
• Mengkoordinir pekerjaan kantor dan pekerjaan lain.
b. Menetapkan tipe pemrosesan yang digunakan
Ini dapat dilakukan dengan :
• Memilih dan menggunakan mesin-mesin informasi
• Menciptakan cara pengolahan data yang terpadu
• Mendistribusikan informasi dengan sempurna

c. Menganut dan mengikuti manajemen yang efektif
Ini dapat dilakukan dengan :
• Merngarsipkan data-data dan laporan
• Memelihara informasi yang dianggap penting dan bernilai,serta memusnahkan bilamana sudah tidak diperlukan
• Memetapkan jumlah dan lokasi informasi
d. Menciptakan serta memelihara organisasi kantor degan baik
Ini dapat dilakukan dengan :
• Menggunakan organisasi yang formal dan informal
• Menciptakan hubungan organisatoris secara sempurna
• Menjaga keseimbangan dan kelangsungan organisasi
• Menyusun lay out kantor
• Menciptakan lingkungan kerja yang baik
e. Mencari dan menggunakan tenaga kerja yang mampu serta dapat bekerja dengan baik
Ini dapat dilakukan dengan:
• Memberikan supervise yang cukup
• Mendorong pekerja untuk berpartisipasi
• Menjalankan teknik-teknik motivasi yang efektif
• Melaksanakan program pengembangan informasi dengan baik
f. Mengukur dan mengadakan evaluasi kerja informasi
Ini dapat dilakukan dengan :
• Membuat suatu standard
• Menyusun pedoman kantor
• Memanfaatkan cadangan waktu dengan baik
• Memelihara standard kualitas serta kuantitas kerja informasi
• Mengusahakan untuk menekan biaya sampai pada batas-batas tertentu
• Menyusun dan menggunakan anggaran dengan baik