BAB V DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

BAB V

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

·  Pengertian organisasi

Menurut Boone dan Kurtz organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok yauitu:interaksi manusia,kegiatan mengarah pada tujuan,dan struktur.

Jika suatu perusahaan itu tumbuh,kebutuhan akan organisasi semakin meningkat.dengan semakin besarnya perusahaan,kiranya semakin diperlukan adanya spesialisasi dan jumlah karyawan yang lebih banyak.

·  Organisasi formal dan informal

Organisasi formal merupakan system tugas,hubungan wewenang,tanggung jawab,dan pertanggung jawabban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap (Relatif)yang masing-masing orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri.beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah wewenang,tanggung jawab,pertanggung jawabban,delegasi,dan koordinasi.

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut .sistem komunikasi ini disebut dengan system komunikasi tanaman rambat.informasi yang disampaikasn dapat berlebihan,kurang tepat,kurang terpercaya,atau dapat juga terpercaya.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan,yaitu:

·  Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)

·  Anggota-anggota kelompok pingir (fringe group)

·  Anggota kelompok luar ( out group)

·  Sentralisasi VS Desentralisasi

Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat,biasanya eksekutif puncak.beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan,cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan dan memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.

Sedangkan keburukannya dapt disebutkan disini antara lain adalah jika perusahaan berkembang dengan pesat,maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak,organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajemen muda dalam pengambilan keputusan.

Manajemen yang disentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi,dalam desentralisasir para manajer jenjang lebih bawah mendapat kesempatan untuk menunjukkan kemampuannya.

·  Strukur organisasi dan penyusunannya

Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.manajemen menganalisis jabatan-jabatan yang dilaukan.kemudian orang dengan minat dan kualifikasi tertentu ditarik untuk memengang jabatan.

·  Pembentukan struktur organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi,yaitu interaksi kemanusiaan,kegiatan yang terarah ke tujuan,struktur.manajemen harus mengkoordinir kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.tujuan yang lebiih luas menyangkut kemampulabaan,penjualan,pangsa pasar,dan jasa dipecah kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi.masing-masing pabrik,dll.

Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisaan kegiatan-kegiatan utama organisasi.dikebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi,pemasaran,pembelanjaan,dan personalia.masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawan.

Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini yang disebut pendelegasian.salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif.rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

Factor-faktor kritis dalam menentukan rantangan pengendalian yang optimal adalah jenis pekerjaan,pelatihan karyawan,kemampuan manajer,efektifitas komunikasi.

Seorang filsuf dan sejarahwan inggris bernama c.northcote Parkinson menjelaskan kecendrungan tersebut dalam bukunya parkinson’s law :”pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk menyelesaikannya.”ia menerapkan hukumnya pada organisasi dengan menggambarkan bagaimaa jumlah karyawan dalam sebuah perusahaan meningkat dalam satu periode mengikuti jumlah pekerjaan yang harus dilakukan.

Mengapa terjadi kecendrungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tingi dibanding peningkatan pekerjaan?menurut Parkinson penyebabnya terletak pada:

1.keingginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan”dengan menambah bawahan.

2.kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.

·  Bentuk-bentuk struktur organisasi

Bagan organisasi atau struktur organiasai yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority)dan tanggung jawab (responsibility).ada empat pokok struktur organisasi yaitu :

1.organisasi garis

Kebaikan organisasi garis :

·  adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah

·  pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan,sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.

·  Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah sebat perintah tersebut dapat diberikan langsung kepada bawahan.

·  Menghemat biaya sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja

Keburukan organisasi garis :

·  Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan

·  Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien

·  Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian

2.Organisasi garis dan staff.

Organisasi garis dan staff ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan keuntungan adanya penyawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.seperti telah diuraikan dimuka bahwa organisasi garis hanya sesuai untuk perusahaan-perusahaan kecil,maka tipe organisasi garis dan staff ini lebih baik bila dipakai dalam perusahaan sedang dan besar.

Kebaikan organisasi garis dan staff :

·  Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya

·  Staff dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja

·  Staff dapat mendidik para petugas

·  Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan kekuasaan yang jelas

Keburukkan organisasi garis dan staff :

·  Kadang-kadang staff tidak lagi memberi saran,tetapi perintah sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan

·  Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staff daripada atasannya

·  Staff dapat iktu disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

3.Organisasi fungsional

Dalam organisasi fungsional masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan.manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawanya.jadi bentuk ini lebih menegaskan pada pembagian fungsi.

Kebaikan organisasi fungsional :

·  Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya,sehingga terdapat keseraasian antara tugas dan keahliannya.

·  Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi

Keburukan organisasi fungsional

·  Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah

·  Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.

·  Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi

·  Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.

4.Organisasi Komite

Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut :

·  Suasananya santai dan bersifat informal

·  Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.

·  Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.

·  Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain

·  Keputusan diambill secara consensus

·  Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat

·  Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yg lain

Komite sering juga disebut panitia,pelaksanaannya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain.

Kebaikan komite adalah :

·  Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota

·  Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga memberikan hasil yang lebih baik

·  Menciptakan koordinasi yang lebih bauk

·  Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

Keburukan komite :

·  Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing angggota sibuk dengan pekerjaannya.

·  Keharusan untuk berkompromi

·  Sering menimbulkan kesimpang siuran dalam organisasi

·  Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran yang diberikan.

5.Organisasi matrik

Organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada.organisasi matrik juga disebut organisasi manajemen proyek,dapat didefinisikan sebagai strukutr organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

Kebaikan organisasi matrik :

·  Luwes

·  Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.

·  Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.

Keburukan organisasi matrik :

·  Beberapa masalah dapat muncul Karen pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan pemerintah yang traditional

·  Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian yang berbeda

·  Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.