BAB IV . MANAJEMEN UMUM

BAB IV
Manajemen Umum

• Arti dan fungsi manajemen
Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh professor oei liang lee.manajemen adalah ilmu seni merencanakan,mengorganisasi, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.dari definisi tentang manajemen tersebut,dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai 5 fungsi.yaitu : perencanaan ,pengorganisasian ,pengarahan ,pengkoordinasian, pengawasan.
jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan,dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi.fungsi yang dilakukan banyak dan berbeda-beda,oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa,agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan yang lainnya.
• Jenjang manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen.ketiga jenjang tersebut adalah:
1. manajemen puncak :jenjang tertinggi adalah manajemen puncak sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci.manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabunggan (merger),produk baru,dan pengeluaran saham.
2. manajemen madya :para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam menyusun rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak
3. manajemen operasional :manajer operasional sering dissebut “supervisor garis pertama” (first-line supervisor).karena mereka bertanggung jawab melakukan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.
4.
Latar belakang sejarah manajemen
• gerakan manajemen ilmiah
sebelum 1880 pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa,apa adanya,jika tidak dianggap suatu seni.tetapi sekitar 1885,Frederick w taylor (1856-1915)merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.
Bebrapa tahun sebelum taylor,hendri fanyol (1841-1945) telah mempelajari manajer pada sebuah pertambangan batu bara di prancis.fanyol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perncanaan,pengorganisasian,pemberian perintah,pengkoordinasian dan pengendalian.secara umum,ia berusaha melakukan sesuatu seperti taylor,mencari metode-metode yang lebih ilmiah.
Dalam bukunya,taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien.prinsip-prinsip tersebut ialah:
 semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan suatu cara terbaik guna menyelesaikannya.
 Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
 Kita dapat menjalin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menngaji pemegang jabatan dengan dasar insentif,yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
 Menempatkan manajer dalam perencanaan,persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
• Sekolah-sekolah tentang pemikiran manajemen
Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul,kita akan membahas lima,yaitu:
1. sekolah klasik: sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan besar.banyak dari literature klasik ditulis antara perang dunia I dan perang dunia II.teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer.sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer,yaitu perencanaan,pengorganisasian,pengarahan dan pengendalian.
2. sekolah perilau (behavioral school) :sekolah perilaku disebut juga leadership,human relations,atau behavioral sciences school of manajement,telah menjadi popular dalam tahun1950-an.sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
3. sekolah ilmu manajemen (management science school) : sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistic.model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian.
4. analisis system :analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan.analisis system ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama.
• Manajemen hasil
Sejak pertama kali dikemukakan oleh peter drucker di awal tahun 1950-an.manajemen hasil atau manejemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO).telah semakin popular.MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukkan nilai tujuan pelaksanaan..
MBO memusatkan perhatian pada hasil,bukan perilaku yang diperlihatkan karyawan.anggapan yang ada pada MBO ini adalah bahwa hasil yang dibuat oleh manajer atau karyawan merupakan sesuatu yang penting.bukannya seberapa besar kesibukan mereka.adapun keburukannya dapat disebutkan disini antara lain:
 Untuk beberapa tugas,MBO sulit menentukan tujuan yang tepat
 MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi
 MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen
 Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur
Perencanaan

Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan,fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian,pengarahan,pengkoordinasian,dan pengawasan.ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan.
• Bentuk bentuk perencanaan
Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebgai berikut :
1. tujuan (objective) : merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu
2. kebijakan (policy): kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencapai tujuan.
3. strategi : strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.perlunya diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi.
4. prosedur : prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu yang mendatang .jadi prosedur ini menitik beratkan pada satu kegiatan.
5. aturan ( rule) : aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan disebut prosedur
6. program : program merupakan campuran antara kebijakan prosedur,aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget)
• kegunaan perencanaan
perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut.adapun kegunaan daripada perencanaan adalah:
1. mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
2. mengarahkan perhatian pada tujuan
3. memperinggan biaya
4. merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
• langkah-langkah penyusunan perencanaan
langkah-langkah yang harus di ambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah :
1. menetapkan tujuan
2. menyusun anggapan-anggapan (promising)
3. menentukan berbagai alternative tindakan
4. mengadakan penilaian terhadap alternative-alternatif tindakan yang sudah dipilih
5. mengambil keputusan
6. menyusun rencana pendukung
• jangka waktu perencanaan
menurut jangka waktunya , perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan , yaitu :
1. perncanaan jangka panjang
2. perencanaan jangka menengah
3. perencanaan jangka pendek


• factor-faktor yang membatasi perencanaan
selain kebaikan-kebaikan,perencanaan juga mempunyai kelemahan.danya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa factor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan.faktor-faktor tersebut ialah:
1. sulitnya mencari anggapan yang teliti
2. perubahan yang sangat cepat
3. kekakuan internal :
 kekakuan psikologis
 kekakuan karena adnya prosedur dan kebijakan
 kekakuan sumber daya dan dana
4.kekakuan eksternal
5.waktu dan biaya
• pengambilan keputusan
A. Syarat pengambilan keputusan
untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional.membutuhkan beberapa syarat,antara lain:
 harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
 Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya
 Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntutan untuk mencapai tujuan.
 Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik
B.. Alat pengambilan keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti(1)operation research(2)teori probabilitas(3)linear programming.
Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan diatas,masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti,tetapi masih berada dalam batas-batas kewajaran.alat-alat tersebut adalah.
 Analisa resiko : setiap keputusan yang diambil dapat didasarkan pada beberapa variable kritis contohnya : biaya pengenalan , biaya produksi,investasi modal yang dibutuhkan,harga dan market share yg dapat dicapai.
 Pohon keputusan: cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan.masalah ini tidak dapat dilepaskan dari kondisi waktu yang akan datang,jadi suatu keputusan yang diambil dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan.
Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi,personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :
 Hubungan informal : hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi
 Hubungan formal : hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja.secara resmi hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi.dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :(1)tanggung jawab(2)wewenang(3)pertanggung jawaban
• Pola hubungan antara komponen organisasi
Tanggung jawab secara jelas,maka tugastugas sulit untuk dilaksanakan atau dapat pula terjadi adanya kesimpang siuran dalam pelaksanaan.sedangkan tanggung jawab itu sendiri tidak dapat dibebankan kepada masing-masing pelaksana bilamana tidak disertai adanya hak-hak untuk melaksanakan.
Jadi antara tujuan,fungsi,tanggung jawab,serta pertanggung jawaban memiliki hubungan yang erat dan berkaitan satu dengan yang lainnya.
• Rentangan kekuasaan
Lyndall urwick menyatakan bahwa jumlah bawahan yang paling tepat bagi seseorang pemimpin adalah empat orang untuk tingkat atas dan dua belas untuk tingkat bawah.sedangkan pendapat dwilght Eisenhower lain lagi,ia menyatakan bahwa jumlah bawahan yang palin tepat adalah sebanyak tiga orang.
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor,antara lain (1.)latihan dari bawahan,(2.)pendelegeasian wewenang(3.)perencanaan(4.)tekhnik komunikasi.
• Dasar-dasar penggolongan bagian di dalam organisasi
Pengelompokkan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa factor yaitu:(1) didasarkan pada satu angka(2.)didasarkan pada waktu(3)didasarkan pada fungsi perusahaan(4.)didasarkan pada luas daerah operasi(5)didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan(6)didasarkan pada jenis langganan.
• Karakteristik struktur organisasi
Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis,staff,fungsional serta komite mempunyai cirri-ciri yang berbeda.namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar yaitu(1.)keseimbangan dalam organisasi(2.)fleksibel.
Pengarahan
• Prinsip-prinsip pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Oleh karena itu pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang kepada beberapa prinsip yaitu :
1. prinsip mengarah kepada tujuan
2. prinsip keharmonisan dengan tujuan
3. prinsip kesatuan komando
• cara-cara pengarahan
adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:
1. orientasi : orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik,biasanya diberikan kepada pegawai baru.informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa tugas itu sendiri , tugas lain yang ada hubungannya , ruang lingkup tugas , tujuan tugas , delegasi wewenang , dsb
2. perintah : merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan pada keadaan tertentu.adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa perintah umu dan khusus , perintah lisan/tertulis,perintah formal/informal.
3. delegasi wewenang : bersifat lebih umu jika dibandingkan dengan pemberian perintah.dalam pendelegasian wewenag ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimiliki kepada bawahan.

• Komunikasi
Americaan training director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi.definisi dari newman lain lagi,ia mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta,gagasan,pendapat,perasaan oleh dua orang atau lebih.pertukan tersebut diwujudkan dalam bentuk surat,symbol atau kode.
Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon,telegram,radio,dll.dengan menggunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi akan lebih efektif dan efisien.untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut komunikasi harus jelas,prinsip integritas,prinsip penggunaan organisasi informal.
• Motivasi
Motivasi mempunyai dua macam bentuk yaitu :
 Motivasi positif : merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.
 Motivasi negatif : merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

Pengkoordinasian
• Prinsip-prinsip koordinasi
Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
1. prinsip kontak langsung .
2. prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
3. hubungan timbale balik antara factor-faktor yang ada.

Pengawasan
• pengertian
dengan pengawasan dapat diketahui tetang hasil yang telah dicapai.cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya,serta melakukan perbaikan jika terjadi penyimpangan.
Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi,sehingga bisa dilakukan tindakan pencegahhan atau kegiatan preventif.
• Langkah-langkah pengawasan.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :
1. menciptakan standard:standard merupakan suatu criteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang suadh dilakukan.bentuk standard dapat dibedakan menjadi dua yaitu standard kuantitatif merupakan suatu standarn yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu.sedangkan standard kualitatif dapat berupa pendapat umum,langganan,buruh,dan sebagainya.
2. membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
3. melakukan kegiatan koreksi
• syarat-syarat pengawasan yang baik
untuk menjalankan pengawasan dengan baik,diperlukan beberapa syarat yakni :
1. pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas)
2. pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
3. pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
4. pengawasan harus objektif,teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5. pengawasan harus luwes/fleksibel
6. pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
7. pengawasan harus ekonomis
8. pengawasan harus mudah dimengerti
9. pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi